Produktivität für Projektmanager.

Schaffen sie sich eine produktive Arbeitsumgebung.

Haben Sie ein unruhiges Büro? Sitzen bei gesprächsfreudigen Kollegen, oder solchen, die viel Besuch bekommen? Ändern sie das. Sie werden nicht produktiv sein, wenn Sie ständig unterbrochen oder abgelenkt werden. Ich persönlich habe ein Büro in, dem mich niemand und nichts stört. Falls sie diese Möglichkeit nicht haben. Sie in einem überbevölkerten Büroraum in irgend einer anonymen Gewerbeimmobilie gefangen sind. Müssen sie sich diese Ruhe und Freiraum anderweitig schaffen. Suchen Sie am z.B. einen Platz im oder außerhalb des Büros für diese gedankenintensiven Aufgaben. Sie können zum Beispiel einen Spaziergang nutzen. Ein Gang an der frischen Luft beeinflusst ihren Verstand positiv und sie werden eine Lösung schwierige Probleme viel leichter finden, als vor ihrem Bildschirm. Ein Spaziergang kann auch für ein 1:1 Meeting genutzt werden, evtl. gehen sie zum Mittagessen ja mit einer Kollegin oder einem Kollegen zu einer etwas entfernteren Lokalität.

Ein Noise-Cancelling Headphone ist ebenfalls eine gute Lösung.

Beobachten sie ihre Arbeitsumgebung aufmerksam. Verstehen sie den Rhythmus der Aktivitäten, das tägliche Kommen und Gehen. Wann ist es besonders leise? Wann ist „niemand im Raum“. Nutzen sie z.B. die Mittagszeit oder die frühen Morgenstunden für knifflige Aufgaben oder langweilige Aufgaben. Wenn niemand im Raum ist, kann sie auch niemand ablenken. Speziell langweilige Routine verleitet uns zum Abschweifen.

Zielen managen, nicht Menschen.

Ein guter Projektmanager konzentriert sich nicht nur auf die Projektziele und Meilensteine. Füllen sie die Gesamtprojektzeit mit ihrer Präsens aus. Geben sie jedem Teammitglied kontinuierliches Feedback über seine Leistung. Dies ist besonders für diejenigen Menschen wichtig, die von sich selbst behaupten kein Feedback zu benötigen. Kontinuierliches Feedback können sie nur geben, wenn sie klar definierte Aufgaben und Ziele gesetzt haben. Dies ist der wichtigste Ansatz, die ein Projektmanager bei der Führung von Teams verfolgt. Festlegung von Zielen. Und das nicht nur für das Ende eines Projekts, sondern auch über die gesamte Projektlaufzeit. Kleine Etappen, zwischen Ziele. Überschaubare Arbeitspakete, die nicht so komplex sind, dass ein Feedback nicht in ein paar Sätzen zu formulieren ist. Beginnen Sie mit der Erstellung von Tages- und Wochenzielen für jedes Teammitglied. Indem man von Anfang an klare Erwartungen setzt, kann ein erfolgreicher Projektmanager sich und allen anderen langfristig viel Zeit sparen.

Kennen sie ihren Tagesrhythmus.

Im Laufe des Tages ist jeder einzelne Mensch zu verschiedenen Zeiten am effektivsten. Ich habe mal mit einem Nerd zusammen gearbeitet, der erstaunlich gut nach 21:00 Uhr gearbeitet hat. Musste er jedoch um 9:00 Uhr im Büro antreten, war er zu nichts zu gebrauchen. Als erfolgreicher Projektmanager, wissen sie, wann sie am effizientesten sind. Planen Sie Ihre “Arbeitszeit” in diesen Stunden ein und überlassen Sie den Rest für Besprechungen, Telefonate oder Personalbeschaffung.

Vergessen sie Multitasking.

Ich bin schon vielen Menschen begegnet, die Stolz von sich behaupten sie seine gut im „Multitasking“. Das ist leider ein Irrtum. Unser Gehirn muss immer zwischen den einzelnen Aufgaben „umschalten“. Das kostet Zeit und ist im Allgemeinen ein Produktivitätskiller. Schätzen sie den Aufwand, den sie für ihre jeweiligen Tätigkeiten benötigen und schaffen sie sie in ihren produktiven Zeiten weg. Prüfen sie auch unbedingt, ob sie die Tätigkeit nicht besser delegieren sollten. Als erfolgreiche Projektmanager liefern sie nicht die Ergebnisse selbst. Ihre Aufgabe ist es dafür zu sorgen, dass ihr Team Ergebnisse liefert.

Bleiben sie im Hier und Jetzt.

E-Mail, WhatsApp und Social Media sind die größten Produktivitätsfresser in ihrem Arbeitsalltag. Jede neue Nachricht zwingt sie zum Umschalten. Jede neue Nachricht lenkt sie von ihrer aktuellen Aufgabe ab.Wahrscheinlich strukturieren sie ihren Arbeitsalltag durch die eine oder andere Form der To-do Liste. Sie machen sich Gedanken über Prioritäten, Termine, Deadlines usw. Und Beep. Eine neue Nachricht von ihrem Messenger stößt alles über den Haufen. Schluss damit. Holen sie sich die Kontrolle über ihren Alltag zurück. Weg vom reaktiven Handeln, hin zum proaktiven Planen. Nehmen sie sich aktiv Zeit für elektronische Media. Machen sie beispielsweise zwei oder drei Termine pro Tag mit sich selbst, in denen sie ihre Informationen auf den neusten Stand bringen. Auch hierbei ist es wichtig, ihren Arbeitsalltag vorab genau zu studieren. Wann bekomme ich wichtige Updates? Wie schnell muss ich reagieren? Niemand kann erwarten, das eine E-Mail innerhalb von Minuten beantwortet wird.

Und wenn ich doch sofort reagieren muss? Richten sie sich VIPs in Ihrer Adressliste ein und lassen sie Nachrichten von diesen Personen jederzeit durch. Das ist ein guter Kompromiss zwischen fokussiert und erreichbar.

Denken oder handeln?

Müssen sie denken oder handel? Viele Projektmanager kombinieren beides. Trennen sie jedoch bewusst beide Aktivitäten können sie ihre Produktivität drastisch steigern. Nehmen sie sich zuerst Zeit, eine aktuelle Chance oder ein aktuelles Problem zu analysieren. Erstellen sie z.B. eine Mindmap aus ihren Notizen oder arbeiten sie am Whiteboard. Fokussieren sie ihre Gedanken und konzentrieren sich voll und ganz auf das aktuelle Thema. Am Ende haben sie die Chance oder das Problem intellektuell durchdrungen, das Konzept dahinter entschlüsselt.

Im zweiten Schritt nehmen sie sich einen festen Zeitblock, in dem sie sich auf die Lösung des Problems oder die Bewertung der Chance zu konzentrieren. Machen sie hierzu z.B. einfach einen Termin mit sich selbst. Der Zeitraum ist dann gesperrt. Wer ihnen trozdem Meeting einstellt, braucht nicht damit zu rechnen, dass sie teilnehmen. Halten sie ihr Arbeitsergebnis in ihrem analogen oder digitalen Notizbuch schriftlich fest. Dies Vorgehen zwingt sie ein Problem zu bearbeiten. Ein Aufschieben fällt dadurch viel schwerer. Anstelle von „Mhm mal überlegen was das bedeutet“ tritt „ich kenne das Problem“ Statt „erstelle ich wahrscheinlich mal eine Road-Map hierzu“. Tritt „ich muss hierzu eine Road-Map ausarbeiten“ und brauche dafür ca. zwei Stunden.

Vorausblicken.

To-do Listen sind eine tolle Sache. Sie können Themen abhaken, neu priorisieren oder sonst wie damit rumspielen. Es immer eine kleine Belohnung, wenn sie eine Aufgabe erledigt haben und dies in der To-do Liste dokumentieren. Erfolgreich Projektmanager setzen To-do Listen ein, um einen Schritt voraus zu sein. Machen sie den nächsten Schritt, vergößern sie ihren Vorsprung. Planen sie die nächsten Wochen. Stellen sie sich Termine ein, an denen sie die Dinge erledigen werden, die sich noch nicht kennen. Entwickeln sie Gespür, was aus sie zukommt. Planen sie das Unerwartete. Die Zukunft kennt keine Fakten. Beobachten sie deshalb ihr Team und ihr Umfeld genau. Gewinnen sie ein Gespür für den „Takt“ ihres Projektes. Aufgaben oder Probleme zeichnen sich oft im Vorfeld ab. Notieren sie in ihrem analogen oder digitalen Notizbuch, wenn ein Projektmitarbeiter ihnen etwas von Schwierigkeiten berichtet. Analysieren sie alle Punkte nach dem Prinzip „Denken oder Handeln“ Aber Achtung: Nicht verzetteln. Projektmanager lösen nicht alle Probleme selbst. Prüfen sie ob sie eine konkrete Aufgabe bzw. ein konkretes Arbeitspaket formulieren und delegieren müssen.

Planen sie Pausen.

Als Projektmanager sind sie es gewohnt Urlaube oder Schulungen für sich und ihre Mitarbeiter zu planen. Doch planen sie auch ihre Pausen? Warum nicht? Für die nächsten drei, vier Tage können sie sich Pausen in ihrem Kalender eintragen. Verlassen sie hierzu ihren Arbeitsplatz. Werden sie auch in der Kantine mit ihrer Arbeit konfrontiert, gehen sie nach draußen. Pausen sind wichtig, um konzentriert und fokussiert zu bleiben. Die Aussicht auf eine Pause in einer Stunde macht es leichter, sich auf ein Thema zu konzentrieren. Es gibt sozusagen Licht am Ende des Tunnels. Erfolgreiche Projektmanager nutzen ihre Pausen intelligent. Nehmen sie sich ein Buch zur Hand. Lassen sie ihr Handy im Schreibtisch. Eine intensive Pause gibt ihnen einen enormen Produktivitätsschub.

Machen sie sich keine Sorgen über ihre Produktivität.

Produktivität ist nicht kontinuierlich. Manchmal schaffen auch die Besten nix an einem Tag. Betrügen sie sich nicht selbst mit dem Abhaken von unwichtigen Aufgaben. Nehmen sie es einfach hin, dass sie einen schlechten Tag haben. Seinen sie ehrlich zu sich selbst, nehmen sie sich den Nachmittag mal frei.