Cloud, dedizierter Server oder vollständig offline
Unternehmen unterscheiden sich nicht nur in ihrer Größe. Auch beim Datenschutz, beim IT-Betrieb, bei Integrationsanforderungen und beim gewünschten Grad an digitaler Souveränität liegen die Anforderungen oft weit auseinander.
Ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sucht meist eine schnell verfügbare, wirtschaftliche Cloud-Lösung. Ein Enterprise-Kunde braucht dagegen häufig eine eigene Serverinstanz, eine individuelle Systemintegration oder einen vollständig kontrollierten Offline-Betrieb.
RKA² trägt dem mit vier Betriebsvarianten Rechnung:
- Web-App mit Cloud-Server
- Web-App mit dediziertem Server
- Desktop-App mit Anbindung an einen Workflowserver
- Desktop-App im Offline-Betrieb mit Workflow per E-Mail
Damit erhalten Sie keine starre Standardlösung, sondern wählen das Betriebsmodell, das zu Ihrer Organisation, Ihrer IT-Strategie und Ihren Datenschutzanforderungen passt.
Reisekostenabrechnungen enthalten sensible Daten
Eine Reisekostenabrechnung enthält weit mehr als einzelne Belege und Beträge. Verarbeitet werden unter anderem Namen und Beschäftigtendaten, Reisezeiten und Reiseziele, geschäftliche Termine und Aufenthaltsorte, Belege und Zahlungsinformationen, Kostenstellen und Projektzuordnungen, Genehmigungs- und Vertretungsstrukturen sowie Informationen über Kunden- und Lieferantenbesuche.
Aus diesen Daten lassen sich Rückschlüsse auf Mitarbeiter, Unternehmensstrukturen und geschäftliche Aktivitäten ziehen. Unternehmen sollten deshalb jederzeit nachvollziehen und bestimmen können, wo ihre Daten gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und über welche Systeme sie übertragen werden.
Genau hier beginnt digitale Souveränität.
Was digitale Souveränität bei RKA² bedeutet
Digitale Souveränität bedeutet für uns, dass ein Unternehmen die Hoheit über seine Daten und sein Betriebsmodell behält.
RKA² gibt Ihnen die Wahl: Sie bestimmen, ob die Anwendung in der Cloud oder auf einem dedizierten System läuft, ob dafür ein zentraler Workflowserver zum Einsatz kommt und ob eine Desktop-Anwendung besser zu Ihrer IT-Strategie passt als eine Web-App. Wer ganz ohne zentralen Server arbeiten möchte, betreibt RKA² vollständig offline und wickelt den Workflow über die vorhandene E-Mail-Infrastruktur ab. In jedem Modell behalten Sie die Kontrolle über die Übertragungswege Ihrer sensiblen Anwendungsdaten.
RKA² „telefoniert“ nicht unbemerkt nach Hause. Es gibt keine technisch unnötige Weiterleitung Ihrer Reisekostendaten an den Hersteller. Maßgeblich ist allein das von Ihnen gewählte und konfigurierte Betriebsmodell.
So wissen Sie, wo Ihre Daten verarbeitet werden und welche Systeme daran beteiligt sind.
Vier Varianten – eine bewährte Fachlichkeit
Unabhängig vom Betriebsmodell erhalten Sie dieselbe, über Jahre gewachsene Fachlichkeit von RKA². Der Unterschied liegt darin, wo die Anwendung läuft und wie Reisende, Genehmiger und zentrale Stellen zusammenarbeiten.
1. Web-App mit Cloud-Server
Diese Variante ist die komfortable Lösung für Unternehmen, die RKA² nutzen möchten, ohne eine eigene Serverinfrastruktur aufzubauen. Die Anwendung läuft im Webbrowser, eine lokale Installation entfällt, und Mitarbeiter arbeiten – entsprechend den eingerichteten Zugriffsregeln – von unterschiedlichen Standorten aus.
Sie profitieren von einem schnellen Einstieg, zentraler Bereitstellung, einfacher Skalierbarkeit bei wachsender Nutzung und einem planbaren technischen Betrieb, ohne eigene RKA²-Infrastruktur vorhalten zu müssen.
Besonders attraktiv ist das für kleine und mittelständische Unternehmen: Gerade bis etwa 100 Mitarbeiter steht häufig keine eigene IT-Abteilung für den Betrieb spezialisierter Geschäftsanwendungen zur Verfügung. Mit der Cloud-Variante nutzen KMUs eine professionelle Reisekostenabrechnung, ohne ein umfangreiches Infrastrukturprojekt zu starten – und behalten trotzdem die Kontrolle, da der Cloud-Betrieb in einem klar definierten, nachvollziehbaren Modell erfolgt.
2. Web-App mit dediziertem Server
Unternehmen mit höheren Anforderungen an Trennung, Konfiguration und Betrieb setzen RKA² als Web-App auf einem dedizierten Server ein. Im Unterschied zur gemeinsam genutzten Cloud-Infrastruktur steht hier eine gesonderte Serverumgebung ausschließlich für den jeweiligen Kunden bereit – mit stärkerer Trennung von anderen Kundenumgebungen, gezielterer Anpassung des Betriebsmodells und besserer Einbindung in individuelle Sicherheitskonzepte. Sie bildet zudem eine geeignete Grundlage für kundenspezifische Integrationen bei kontrollierbarer Skalierung.
Diese Variante verbindet den Komfort einer Web-App mit den Kontrollmöglichkeiten einer dedizierten Infrastruktur. Sie eignet sich vor allem für größere Mittelständler und Enterprise-Kunden, die verbindliche Vorgaben für Serverbetrieb, Netzwerkarchitektur, Zugriffsschutz oder Systemintegration erfüllen müssen. Je nach vereinbartem Modell läuft der dedizierte Server in einer Cloud-Umgebung oder innerhalb einer kundenspezifischen Infrastruktur.
3. Desktop-App mit Workflowserver
Nicht jedes Unternehmen möchte oder kann seine Reisekostenabrechnung ausschließlich als Web-App betreiben. Bei dieser Variante arbeiten Anwender mit einer lokal installierten Anwendung, während ein Workflowserver – wahlweise in der Cloud oder dediziert – die zentrale Weiterleitung und Bearbeitung der Vorgänge koordiniert.
Das ergibt eine vertraute Desktop-Anwendung mit lokaler Verarbeitung, zentral koordinierten Genehmigungsprozessen und flexibler Anpassung an die vorhandene IT-Landschaft – geeignet für kontrollierte Unternehmensnetzwerke, in denen Desktop-Anwendungen ohnehin fester Bestandteil der Architektur sind oder besondere Vorgaben für die Arbeitsplätze bestehen.
Enterprise-Kunden wählen den Workflowserver passend zu ihrer Sicherheits- und Betriebsstrategie. Die zentrale Prozesssteuerung bleibt dabei erhalten, während die Anwender lokal arbeiten.
4. Desktop-App offline mit Workflow per E-Mail
Die größtmögliche Unabhängigkeit bietet die Offline-Variante. Die Desktop-Anwendung benötigt für ihre eigentliche Arbeit keine permanente Verbindung zu einem zentralen RKA²-Server; der Workflow läuft über E-Mail. Damit lässt sich RKA² auch in Umgebungen einsetzen, in denen kein Cloud-Service und kein zentraler Workflowserver gewünscht oder zulässig ist.
Kennzeichnend sind: kein zentraler RKA²-Server erforderlich, lokale Anwendung und lokale Datenhaltung, keine permanente Internetverbindung nötig, Workflow über die vorhandene E-Mail-Infrastruktur, hohe Unabhängigkeit von externen Plattformen und eine besonders weitreichende Kontrolle über die Datenwege – geeignet für abgeschottete oder stark regulierte IT-Umgebungen.
Diese Variante ist digitale Souveränität in ihrer konsequentesten Form: Das Unternehmen behält die Daten innerhalb der gewählten Infrastruktur und entscheidet selbst über die eingesetzten Kommunikationswege. Auch kleinere Unternehmen profitieren davon – ist bereits eine geeignete E-Mail-Infrastruktur vorhanden, lässt sich ein Genehmigungsprozess abbilden, ohne zusätzlich einen eigenen Workflowserver zu betreiben. Gleichzeitig eignet sich das Modell für Organisationen mit besonderen Sicherheitsanforderungen oder eingeschränkter Netzwerkanbindung.
Welche Variante passt zu Ihrem Unternehmen?
Die Entscheidung hängt weniger von der reinen Mitarbeiterzahl ab als von Ihren organisatorischen und technischen Anforderungen.
| Anforderung | Geeignete Variante |
|---|---|
| Schneller Einstieg ohne eigene Serverinfrastruktur | Web-App mit Cloud-Server |
| Browserbasierte Nutzung in einer getrennten Umgebung | Web-App mit dediziertem Server |
| Lokale Desktop-Anwendung mit zentralem Prozess | Desktop-App mit Workflowserver |
| Kein zentraler Server, maximale Unabhängigkeit | Desktop-App offline mit E-Mail-Workflow |
Attraktive Lösungen für KMUs
Professionelle Reisekostenabrechnung darf nicht Großunternehmen vorbehalten sein. Für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern bietet RKA² zwei besonders zugängliche Varianten: Die Web-App als SaaS reduziert den Bedarf an eigener Infrastruktur, die Offline-Desktop-App ermöglicht einen unabhängigen Betrieb ganz ohne zusätzlichen Workflowserver.
So nutzen KMUs die Funktionen einer etablierten Enterprise-Lösung, ohne eine für ihre Größe unverhältnismäßige Systemlandschaft aufzubauen. Das Betriebsmodell orientiert sich an den tatsächlichen Anforderungen und nicht an unnötiger technischer Komplexität.
Passgenau für Enterprise-Kunden
Enterprise-Kunden benötigen häufig mehr als eine sofort einsatzbereite Standardkonfiguration: getrennte Serverumgebungen, Integration in vorhandene HR- und Finanzsysteme, komplexe Organisations- und Genehmigungsstrukturen, unternehmensspezifische Reiserichtlinien, definierte Sicherheits- und Netzwerkkonzepte sowie besondere Anforderungen an Datenschutz und Compliance.
RKA² lässt sich dafür mit einer dedizierten Web-Umgebung oder einer Desktop-Lösung mit eigenem Workflowserver passgenau in die vorhandene Enterprise-Architektur integrieren. Der RKA²-Standard bildet dabei die stabile fachliche Grundlage; Betriebsmodell, Konfiguration und Integration richten sich nach dem tatsächlichen Bedarf des Unternehmens.
Keine erzwungene Cloud-Abhängigkeit
Cloud-Lösungen können komfortabel und wirtschaftlich sein. Sie sind deshalb aber nicht automatisch für jedes Unternehmen und jeden Anwendungsfall die richtige Wahl.
RKA² zwingt Sie deshalb nicht in ein bestimmtes Betriebsmodell: Sie nutzen die Vorteile einer Cloud, wählen eine dedizierte Umgebung oder arbeiten vollständig ohne zentralen Anwendungsserver. Diese Wahlfreiheit schützt Ihre Handlungsfähigkeit. Sie vermeiden eine unnötige Abhängigkeit von einem einzelnen Betriebsmodell, berücksichtigen interne Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben, behalten die Kontrolle über Speicherorte und Übertragungswege und können die Lösung an Veränderungen Ihrer IT-Strategie anpassen. Das Verhältnis zwischen Komfort und Kontrolle bestimmen letztlich Sie.
Digitale Souveränität bedeutet nicht, grundsätzlich auf Cloud-Technologie zu verzichten. Sie bedeutet, die Cloud bewusst und zu den eigenen Bedingungen einzusetzen.
Ihre Daten. Ihre Infrastruktur. Ihre Entscheidung.
RKA² verbindet die Fachlichkeit einer langjährig bewährten Enterprise-Reisekostenabrechnung mit einer außergewöhnlich flexiblen Auswahl an Betriebsmodellen.
Ob Web-App in der Cloud, eigene dedizierte Serverumgebung, Desktop-App mit zentralem Workflow oder vollständig offline mit E-Mail-Workflow: Sie entscheiden, welche Variante zu Ihrem Unternehmen passt.
Unabhängig von der Unternehmensgröße gilt dabei ein Grundsatz: Sie sollen jederzeit nachvollziehen und kontrollieren können, was mit Ihren sensiblen Anwendungsdaten geschieht.
RKA² bietet attraktive Einstiegsmöglichkeiten für kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie passgenaue Lösungen für anspruchsvolle Enterprise-Architekturen . Eine Reisekostenlösung für jede Unternehmensgröße, ohne unnötige Abhängigkeiten und ohne unerwünschtes „Nach-Hause-Telefonieren“.