Proaktives Projektmanagement.

Proaktives Projektmanagement

Proaktiv. Dieser Begriff macht seit einigen Jahren die Runde. Was bedeutet er konkret für Sie? Der Duden definiert proaktiv als: „durch differenzierte Vorausplanung und zielgerichtetes Handeln die Entwicklung eines Geschehens selbst bestimmend und eine Situation herbeiführend“. Ich zeige ihnen anhand von drei Bereichen zeigen, wie sie durch proaktive Handel ihre Arbeitsergebnisse deutlich verbessern und die Kontrolle behalten. Zunächst aber, was besagt die, Kontrolle zu behalten im Kontext von proaktiv? Kontrollverlust bedeutet für mich in diesem Zusammenhang, dass ich als Projektleiter in der Hauptsache auf Ereignisse reagiere und mein Handel somit extern induziert ist. Der Begriff hierfür ist reaktiv. Die Definition im Duden ist klar und deutlich. „psychisches Verhalten, das unmittelbar durch Umweltreize bedingt ist“.

Proaktives Kundenengagement.

Unsere Kunden bzw. Auftraggeber sind an dem Projekt und seinem Erfolg interessiert sind. Es ist ihr Geld und sie brauchen den geschäftlichen Mehrwert, den das Projekt erbringen wird. Leider ist das nicht immer der Fall. Es gibt Projektsponsoren, die tausende Dinge gleichzeitig auf dem Schreibtisch haben. Das Projekt wurde ihm aufgedrängt, und er interessiert sich mehr für andere Themen. Es gibt viele Gründe, warum der Projektsponsor oder Mitglieder des Steering Committee sich von ihrem Projekt distanziert oder uninteressiert ist. Ergreifen sie die initiativ, um das Interesse sämtlicher Stakeholder an ihrem Projekt zu fördern. Sie benötigen sie zur Entscheidungsfindung, zum Informationsaustausch, zur Freigabe von Anforderungen, der Definition von Geschäftsprozessen usw. Sie benötigen die aktive Kooperation aller ihre Stakeholder. Der optimale Weg, Stakeholder interessiert zu halten ist es Ihnen wichtige Information mundgerecht zu Servieren. Generieren sie Informationen, welche die Stakeholder für ihre Statusreports benötigen. Bereiten sie diese Information anschaulich auf. Liefern sie sinnvolle Nachrichten, werden sich bei allen Stakeholdern Interesse für ihr Projekt entfachen. Sie erkennen einen regen und nachhaltigen Nutzen für sich in ihrem Vorhaben. Falls sie mit dieser Methode keinen Erfolg haben, bleibt ihnen nur der Weg der Eskalation. Sie in der Befehlskette engagierten Stakeholder finden. Übergehen niemanden in der Hierarchie. Das ist ein großer Fehler der sich negativ auf ihre Person auswirkt.

Proaktives Risikomanagement

Risikomanagement ist für etliche Projektmanager eine lästige Pflicht. Das Riskregister wir mit Standardphrasen ausgefüllt und im Projekt nicht mehr weiter beachtet. Probleme lösen sie, wenn sie eintreten. Solchen Problemlösern eilt ein Ruf als Feuerwehr voraus. Solche Projektleiter genießen eine Reputation. Diese Vorgehen ist Grund falsch. Verwechseln an dieser Stelle nicht „Fokussiert im Hier und Jetzt sein“, mit mangelnder Voraussicht. Aus meiner Praxis erlebe ich, dass die Projekte, bei denen aktiv Risiken geplant, mitigiert und gemanagt werden, die erfolgreichsten Projekte sind. Die meisten Probleme zeichnen sich im Vorfeld ab. Ziehen sie Risiken proaktiv ins Kalkül. Schreiben Risiken nicht nur in das Riskregister. Erstellen sie einen Aktions- und Maßnahmenplan für alle Gefahren und packen sie diese Pläne zum Riskregister. Tritt ein Risiko ein, werden Sie die Konsequenzen des Ereignisses im besten Fall auf Null reduzieren. In jedem Fall kennen sie sofort die monetären und zeitlichen Auswirkungen. In einem Projekt hat mir die Testinfrastruktur sorgen bereitet, ich war nicht von ihrer Zuverlässigkeit überzeugt. Als investierte ich in eine Backuplösung in einem zweiten Datacenter. Als dann im UAT Test die Infrastruktur ausfiel, könnten wir ein fach und schnell auf die Backup Lösung ausweichen. Das Projekt blieb von dem Vorfall unbeeinflusst. Ich hatte kein „Glück“, sondern war vorbereitet.

Proaktive Budgetverwaltung

Das Thema Budget in ein weites Feld. Proaktives Projektmanagement bewirkt in ihrem Projekt immer positiven und messbaren Effekte. Das Thema Budget wird oftmals vernachlässigt. Es ist nicht notwendig, auf den Cent genau alle Ressourcen und Arbeitsmittel in ihrem Projektplan zu haben. Ein Excel-Sheet ist hier oft die bessere Alternative. Es ist wichtig, periodisch ihre Erwartungen zu überprüfen, und zu Adaptieren. Ist die Fehlerrate im Systemtest hoch, wird der UAT Test ebenfalls mehr Fehler produzieren. Sorgen sie zeitig vor und verschieben sie Aufwände und Ressourcen von anderen Aufgaben. Im Zweifelsfall stellen sie rechtzeitig einen CR um ein mehr an Ressource zu finanzieren. Die gibt ihnen und ihrem Team Zeit adäquate Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Läufen sie Budgetprobleme blind rein, verlieren sie keine Handlungsalternativen mehr. Wenn sie ihren Blick auf die Zukunft richten, bleib in der Gegenwart genug Zeit für Themen, die sie und ihr Projekt voranbringen.

Zusammenfassung

Die Kontrolle über ein Projekt werden sie nur behalten, wenn sie proaktive arbeiten. Chaos ist die Folge von reaktivem Projektmanagement. Sie stolpern von einer Krise in die nächste Falle. Feuerlöschen ist ihre beschäftigt. Im schlimmsten Fall wird jemand anderes die Kontrolle übernehmen und sie sind nur eine Marionette. Zum Erfolg gehört Strategie, Weitblick, Planung, Vernunft und Quäntchen Glück. Nicht umgekehrt.